會前準備往往決定了會議的質(zhì)量，如果收到會議通知時發(fā)現(xiàn)沒有明確的議程，可以主動詢問會議要解決的具體問題。開會前弄清楚要討論什么、需要達成什么結(jié)果，才能避免大家在會議室里漫無目的地空談。

    遇到那些與自己關(guān)系不大的會議，得體地回避也是一門學(xué)問。可以用手頭有緊急任務(wù)需要處理為由，禮貌地說明情況。如果實在無法推辭，可以詢問是否只需要參與其中部分環(huán)節(jié)。這樣做既不會耽誤本職工作，也不會影響會議的正常進行。

    對于那些必須參加的會議，提前做些功課能讓時間花得更有價值。抽空瀏覽會議材料，把自己的想法簡單列出來。如果可能，會前與主要參會者簡單溝通，往往能在正式討論時節(jié)省大量時間。

    會議開始時，一個明確的開場很重要。主持人用三兩句話說明今天要解決的核心問題，預(yù)計需要多長時間，希望達成什么結(jié)果。這簡單的鋪墊，就像給會議裝上了導(dǎo)航儀，讓所有人的討論都能朝著同一個方向前進。

    會議進行中，經(jīng)常會出現(xiàn)跑題的情況。有人說起上周的球賽，有人聊起孩子的學(xué)業(yè)，話題越扯越遠。這時需要有人適時地把話題拉回來，可以用"我們回到正題"這樣自然的提醒。

    控制會議節(jié)奏也很關(guān)鍵，有些會議因為一個細節(jié)爭論不休，導(dǎo)致其他重要議題來不及討論。遇到這種情況，可以建議先把爭議問題記錄下來，另找時間專門研究。

    會議結(jié)束前的總結(jié)同樣重要，用幾分鐘時間把達成的共識、待辦事項、負責(zé)人和完成時限確認一遍，確保每個人都清楚自己的任務(wù)。這個環(huán)節(jié)看似簡單，卻能避免會開完了事情卻沒人做的尷尬。

    會議結(jié)束后，一份簡明的會議記錄很有必要。不需要事無巨細地記錄每個人的發(fā)言，只要把最終決定和待辦事項寫清楚就好。重點是要發(fā)給每位參會者，讓大家對會議結(jié)果有共同的理解。

    對于那些反復(fù)討論卻始終沒有進展的議題，可以換個方式?？梢越M織小范圍溝通，或者改用書面形式征求意見。有時候，換一種溝通方式，反而能更快地達成共識。

    不是所有問題都需要通過開會來解決，一個電話、一封郵件，或是走廊里的簡短交流，往往比正襟危坐的開會更有效率。